Cette politique s’applique à toutes les inscriptions pour le 7e Institut de zone rotarienne d’Afrique, ci-après dénommé l’Institut de zone.

1. Demandes d’annulation

Toutes les demandes d’annulation doivent être soumises par écrit à secretariat@africazoneinstitute.org. 

Le remboursement applicable sera déterminé par la date à laquelle la demande écrite est reçue.

2. Remboursements

Les remboursements seront traités de la manière suivante:

• 90 jours ou plus avant le Zone Institute: remboursement de 75 % du montant payé.
• Entre 31 et 89 jours avant le Zone Institute: remboursement de 50 % du montant payé.30 jours ou moins avant le Zone Institute: aucun remboursement.

Aucun remboursement ne sera accordé aux délégués qui ne se présentent pas sans avoir soumis de demande d’annulation.

3. Transferts d’inscription

Un délégué inscrit peut transférer son inscription à un autre participant sans frais supplémentaires jusqu’au 1er novembre 2026 inclus. Aucun transfert d’inscription ne sera accepté après le 1er novembre 2026. 

La demande de transfert doit être soumise par écrit à secretariat@africazoneinstitute.org et doit inclure le nom complet,l’adresse e-mail, le numérode téléphone, le district Rotary et les informations du club du participant de remplacement.

Tout arrangement financier entre le délégué initial et le participant de remplacement relèverade leur propre responsabilité.

4. Modifications du programme

Le Zone Institute se réserve le droit d’apporter toute modification nécessaire au programme à court préavis. Aucun remboursement prorata des frais d’inscription ne sera accordé en cas de modification du programme.

5. Perte de badge nominative

En cas de perte de son badge, le participant devra s’acquitter de frais de remplacement d’unmontant de 20 USD pour en recevoir un nouveau. Chaque participant au Zone Institute doit obligatoirement porter son badge pour assister à l’événement.

6. Responsabilité

Le comité d’organisation hôte de l’Institut de zone, ci-après dénommé « le comité », est tenude gérer les affaires avec la diligence d’un homme d’affaires prudent, conformément à la loi ougandaise. Quel que soit le fondement juridique, la responsabilité du comité est limitée aux dommages causés de manière intentionnelle ou par négligence grave. Les participants prennent part à toutes les excursions à leurs propres risques. Un accord verbal ne peut être considéré comme contraignant que s’il est confirmé par écrit par le secrétariat de l’Institut dezone. 

Le comité ne peut être tenu responsable de tout vol, bris, destruction ou dommage de quelque nature que ce soit et de quelque manière que ce soit causé aux effets personnels et/ou professionnels des personnes inscrites, de leurs invités ou de tout autre participant.

 Tous les participants inscrits doivent s’informer pleinement des exigences sanitaires et de visa concernant le voyage en Ouganda. Si une personne inscrite, ses invités ou un autre participant ne peut pas participer à l’Institut de zone en raison du non-respect de ces exigences, de quelque manière que ce soit, le comité décline toute responsabilité à cet égard.

7. Force majeure

Pour des raisons indépendantes de sa volonté, telles que la guerre, les grèves, les lock-out, les émeutes ou tout autre trouble civil ; tout cas de force majeure, y compris, mais sans s’y limiter, les tremblements de terre, les inondations, les sécheresses et les typhons ; et toute autre cause ou circonstance de quelque nature que ce soit indépendante de sa volonté ayant un impact sur l’organisation, les horaires ou la planification, l’Institut de zone a le droit de modifier ou d’annuler immédiatement les activités ou les événements liés directement ou indirectement à ces événements. 

Aucune partie impliquée ne peut prétendre à une quelconque indemnisation pour les dommages résultant d’une telle modification ou annulation.